คู่มือการใช้งานระบบจองห้องประชุมออนไลน์ (สำหรับผู้ขอใช้บริการ)
คำแนะนำขั้นตอนการขอจองห้องประชุมและอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ คณะเทคโนโลยีอุตสาหกรรม มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา
ขั้นตอนการขอใช้ห้องประชุม (4 ขั้นตอนง่ายๆ)
กระบวนการขอใช้บริการห้องประชุมออนไลน์ตั้งแต่ต้นจนจบ
ตรวจสอบห้องว่าง
ดูปฏิทินการใช้ห้องในหน้าแรก เลือกระยะเวลา จำนวนผู้เข้าร่วม และตรวจสอบว่าห้องที่ต้องการว่างในช่วงเวลาดังกล่าวหรือไม่
กรอกข้อมูลการจอง
เข้าสู่ระบบ (ใช้บัญชีเดียวกับระบบ MIS / ระบบดูเงินเดือน) และกรอกข้อมูลการประชุม ระบุวันเวลา เลือกรูปแบบจัดโต๊ะ และอุปกรณ์โสตฯ
รอการอนุมัติ
ระบบส่งแจ้งเตือนไปยังเจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบความพร้อมและพิจารณาอนุมัติคำขอ
ตรวจสถานะในระบบ & เข้าใช้งาน
เมื่อได้รับการอนุมัติ ผู้จองสามารถเข้าไปตรวจสอบสถานะในระบบได้โดยตรงผ่านเมนู "รายการจองของฉัน" และเข้าใช้งานห้องประชุมได้ทันที โดยไม่ต้องพิมพ์ใบงาน
สารบัญคู่มือ USER
คู่มือสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป (การขอจองห้องประชุม)
ขั้นตอนการกรอกคำขอจองห้องประชุมออนไลน์ผ่านระบบ:
ผู้ใช้งานต้องทำการเข้าสู่ระบบก่อนทำการจองห้องประชุม โดยกดปุ่ม "เข้าสู่ระบบ" ที่มุมบนขวาของหน้าจอ
- กรอกชื่อผู้ใช้ (Username) เช่น
name.suและรหัสผ่านเดียวกับที่ใช้ในระบบ MIS ของมหาวิทยาลัย - เมื่อเข้าสู่ระบบสำเร็จ จะแสดงชื่อผู้ใช้งานที่แถบด้านบน และสามารถเลือกจองห้องประชุมได้ทันที
ไปที่เมนู "จองห้องประชุม" และกรอกข้อมูลตามหัวข้อต่างๆ ดังนี้:
ผู้ใช้สามารถติดตามสถานะการจองได้ที่เมนู "รายการจองของฉัน" ซึ่งมีสถานะกำกับดังนี้:
การแก้ไข ลบ และขอยกเลิกการจอง
แนวทางปฏิบัติและเงื่อนไขการจัดการคำขอจองห้องประชุมของผู้ใช้งาน:
สามารถกดปุ่มแก้ไขเพื่อปรับเปลี่ยนข้อมูลห้อง วันเวลา หัวข้อ หรืออุปกรณ์ได้ เฉพาะเมื่อรายการยังไม่อนุมัติ (Pending) เท่านั้น
สามารถลบรายการจองที่กรอกผิดพลาดได้ เฉพาะเมื่อรายการยังไม่อนุมัติ (Pending) เมื่อลบแล้วข้อมูลจะถูกนำออกจากระบบอย่างถาวร
สามารถกดยกเลิกได้ทั้งก่อนและหลังอนุมัติ โดยระบบจะบังคับให้ กรอกเหตุผลในการยกเลิก เพื่อบันทึกประวัติและแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบ
ระบบการแจ้งเตือนผ่าน Google Chat (Incoming Webhook)
ระบบจะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติเข้ากลุ่ม Google Chat ในรูปแบบ Card v2 ที่สวยงาม เรียบง่าย และสบายตา โดยแยกการทำงานเป็น 2 ส่วนอิสระ:
ระเบียบและแนวปฏิบัติการใช้ห้องประชุม
- ควรยื่นคำขอจองห้องประชุมล่วงหน้าอย่างน้อย 1-3 วันทำการ ก่อนวันใช้งานจริง
- กรุณาตรงต่อเวลา ทั้งเวลาเริ่มใช้งานและการส่งมอบห้องคืนเมื่อเสร็จสิ้นการประชุม
- ห้ามเคลื่อนย้ายอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์หรือปรับเปลี่ยนการเชื่อมต่อสายสัญญาณโดยไม่ได้รับอนุญาตจากเจ้าหน้าที่
- ช่วยกันรักษาความสะอาด ไม่นำอาหารและเครื่องดื่มที่มีกลิ่นรุนแรงเข้ามารับประทานในห้องประชุม
- ปิดเครื่องปรับอากาศ โปรเจกเตอร์ และไฟส่องสว่างทุกครั้งหลังเสร็จสิ้นการใช้งาน
- หากมีการยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงกำหนดการประชุม กรุณากดยกเลิกในระบบทันที เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้อื่นสามารถขอใช้ห้องได้
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
book.php):1) บนการ์ดห้องประชุมแต่ละห้องจะมีป้ายย่อระบุอุปกรณ์ประจำห้อง และเมื่อคลิกเลือกห้องจะมีแบนเนอร์สรุปรายการอุปกรณ์ประจำห้องทั้งหมดแสดงขึ้นมาอย่างละเอียด
2) ในข้อ 6 "อุปกรณ์สื่อโสตทัศนูปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก" ระบบจะติดป้ายสีเขียว "มีประจำห้องพร้อมใช้" บนอุปกรณ์ที่มีอยู่ในห้องนั้น พร้อมมีปุ่ม "เลือกตามอุปกรณ์ประจำห้อง" ช่วยติ๊กเลือกอุปกรณ์ที่พร้อมใช้งานให้อัตโนมัติในคลิกเดียว